Cómo prosperar en su negocio gracias a un buen sistema de digitalización y custodia.

factura-online¿Recuerdas por qué entraste en tú negocio?  Apuesto a que comenzaste ofreciendo una idea más  inteligente, más rápida, más barata, o todo lo anterior, que el resto de la competencia. Usted encontró un problema y diseñó una solución.

De alguna manera
, a través de la perseverancia y el esfuerzo, construiste un negocio, que igual  se tambaleó al inicio, pero luego se convirtió en sostenible y ahora prospera.

          Pero posiblemente hayas acumulado un montón de papel a lo largo del camino. ¿Qué quiero decir? En el proceso de construcción de  tú negocio, has estado más preocupado más por la calidad, los plazos y el flujo de dinero en efectivo (como es lógico)  que de las pilas de papeles en su oficina. Pocos empresarios tienen un plan para lidiar con el papeleo y terminan haciendo lo mínimo para cumplir con los requisitos básicos de legalidad y presentar sus declaraciones de impuestos. Pero las reglamentaciones están en constante cambio y expansión, un hecho que su empresa no puede ignorar.

Entonces, ¿Qué puedo hacer? Iniciar la digitalización de alguna de esa documentación.  Pero debe seleccionar lo que realmente es manejable. He aquí cómo empezar:

1. Inicie la exploración de sus documentos. Primero, como parte de un plan integral de gestión de registros, considere la externalización de la digitalización de algunos de sus registros en papel.

Fíjese que dije “algunos”, no todo los documentos. Cada empresa es diferente, así que seleccione los documentos que realmente le van a ser útiles. Como parte de este plan, no escanear un documento que rara vez vas a consultar.

Por ejemplo, los adolescentes presentan gran  rotación en la industria de la comida rápida, y el propietario de una franquicia tiene que mantener un archivo de recursos humanos para cada uno. Dado que la mayoría de ellos caen en la inactividad, ¿por qué gastar el tiempo, esfuerzo y dinero para digitalizarlas? Por el contrario, ese mismo franquiciado puede que desee escanear los contratos de equipo y sitio de arrendamiento para un acceso rápido en el caso de una disputa o discusión de renovación.

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2. Haga su investigación. Si usted decide colaborar con un proveedor de gestión documental, busque estas características y servicios clave:

  • La gestión del proceso completo, incluida la digitalización, también necesitará la custodia y la destrucción de datos.
  • Un entorno seguro que nos garantice que nuestra información no se va perder, incluyendo  registros de control automático.
  • Un sistema completamente independiente de los medios que poseemos, incluyendo la capacidad de migrar los registros.
  • Un equipo de expertos para proporcionar orientación y mejores prácticas, que nos pueda ayudar y orientar en nuestro proceso de digitalización.

Comenzar un negocio no es fácil. Pero un buen sistema de gestión documental nos puede ayudar a dar un salto de calidad y eficiencia en nuestra actividad, su negocio se lo agradecerá.