Uno de los mayores temores que asaltan a las empresas y trabajadores, es perder la información, o los documentos que la contienen, de sus ordenadores personales: Fallos mecánicos, accidentes, descuidos, ciber-ataques, etc. Múltiples son las razones por las que un dispositivo puede fastidiarse y con ello, perder toda el material almacenado, ya sean estos documentos de empresas, bases de datos, textos escritos, películas, fotografías, etc. Mucha gente se ha visto que ante un problema informático no ha sido capaz de recuperar sus archivos, o que no aparece un expediente que necesita, con la inseguridad que puede producir que pase esto. También es cierto, que cada vez más gente confía en almacenar mucha información en servidores externos (en la nube), cómo ya hemos comentado en otro post en los últimos 3 o 4 años se han generado más datos que en toda la historia.
Existen también otros métodos preventivos como puede ser la copia de seguridad, y en caso de sucedernos un ataque o que se estropee nuestro ordenador poder recuperar cierta información.
Sin embargo esta opción no es la mejor para todo el mundo. Muchas personas siguen sin tener toda su documentación informatizada e implementada con sistemas informáticos y términos como “nube” les suenan poco menos que a chino. Puede parecer exagerado, pero una parte de la población no es capaz de crear una simple cuenta de correo electrónico. Algo que puede ser considerado extremadamente fácil por las nuevas generaciones, pero que se convierte en un auténtico reto para las anteriores.
Realmente se hace imposible tener todos nuestros documentos digitales, ya sea por temas legales y fiscales; o por la propia naturaleza de la empresa… Es por esto que es necesario a la hora de mantener la seguridad de nuestros datos el conocer qué otras opciones hay en el mercado. Algunas empresas nos ofrecen otros modelos para proteger dichos datos. Por ejemplo, Adoc Management Documental ofreciendo diferentes opciones para la preservación de nuestra información. Servicios que van desde la custodia de documentos hasta la gestión de los mismos (con las ventajas de un servicio seguro y económico), pasando por la digitalización de documentos dónde podremos acceder fácilmente sin necesidad de tener que buscarlos manualmente en papel y destrucción certificada. Estos servicios podrían ser de gran ayuda para numerosas empresas.
Es Obvio que no podemos dar la espalda a las nuevas tecnologías y mantenernos al margen en un mundo que cada vez es más digital, pero si se pueden combinar ciertas formas de gestión documental en una misma empresa, no obstante, servicios como los que les ofrecemos arriba pueden ayudar a multitud de personas y empresas con cierto volumen de documentación, al tiempo que solucionan sus problemas de espacio de la manera más simple, eficaz, segura y cómoda posible.