La gestión eficiente de nuestra información contribuye al éxito profesional:

taller-olatz-julio-20122Estamos ante la sociedad de la información, los datos fluyen por todas las esquinas de este mundo que nos rodea, esto puede ser a veces una ventaja o un inconveniente, porque “la información es poder, pero el exceso de información puede ser un Caos”.

El exceso de documentación e información puede ser de cantidad y de  especificación. Es decir nos puede llevar a la desorganización la gran cantidad de documentos, archivos, facturas… pero también la forma de clasificarlos, etiquetarlos y  la minuciosidad de los datos.

Hace ya un tiempo que lo de guardar un documento de forma digital (ordenadores, pdas, etc..) ya no supone un problema de espacio ya que estos cuentan con capacidad de sobra para soportar grandes cantidades de datos; pero esto se ha convertido en cierta medida en un error porque nos hace poco selectivos en la manera de filtrar y guardar nuestra información. No todo lo que hago hoy merece ser guardado, hay mucha información que no volveré a utilizar en un futuro.

En nuestra vida cotidiana realizamos un filtro por ejemplo: con la ropa, solemos tener la ropa que más usamos a mano y la que menos usamos en el fondo del armario, también la tenemos de forma estacional, al cambiar de invierno a verano sacamos la ropa que teníamos guardada en cajas o maletas (bañadores, camisetas de asas, toalla, chanclas…) y la sustituimos por la ropa de invierno.

Esto se puede aplicar a groso modo con los datos. Cuando creo o guardo un nuevo expediente, documento, etc… tenemos la oportunidad de añadir algunos datos estructurados: nombre, fecha, tipo de documento, descripción, tags… ahí entra la parte selectiva de cada persona, dependiendo la importancia del documento necesitarás tener más referencias o menos para poder localizarlo y gestionarlo más fácilmente.

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Todo esto tiene como finalidad mejorar mí productividad y rapidez. Ahorrar tiempo, sin añadir datos innecesarios y ahorrar tiempo en consultas futuras. Creemos que es cable ordenar y tratar los datos de la manera más simple posible, nos va evitar un montón de problemas futuros.

Un ejemplo, que nos podría valer cómo símil, podría ser una Reunión de una comunidad para presentar los posibles proyectos para arreglar la fachada del edificio, cuenta con dos posibles candidatos. Convoca una reunión con los vecinos, empieza a dar los datos leyendo los presupuestos de cada empresa:

1º Magorpep: 2356.35 € mano de obra, 345.35 € reparación estructura, 2105 € tela asfáltica, baldosas 580.33 €, pintura de fachada…

2º Lapatin: 1800.34 € mano de obra, 870.35 € reparación estructura, 1880 € tela asfáltica, baldosas 520.456 €…

Al acabar de leer los vecinos se van a quedar exactamente igual que al principio, en cambio si esa información se la presentásemos agrupada con el presupuesto total de cada uno de los constructores y especificando las diferencias de precios y servicios en cada uno de ellos sería mucho más sencillo y legible:

1º Magorpep: Presupuesto total: 7890 €

2º Lapatin: Presupuesto total 6524 €

Diferencias: Lapatin es 1366 € más barato pero Magorpep nos ofrece un servicio a mayores que es pintar la fachada.

A partir de ahí podemos empezar a valorar de forma más objetiva los datos obtenidos y poder sacar conclusiones porque le hemos dado valor a la información.

Esto que parece una tontería o perogrullada se sigue sin hacer en muchas organizaciones. Así que ¡simplifiquemos y filtremos adecuadamente nuestros datos para trabajar más rápido, ser eficientes y generar valor!