Las empresas con independencia de su tamaño, volumen, o actividad gestionan una gran cantidad de información:
Oportunidades de negocio, previsiones de ventas, datos relevantes de la cartera de clientes, acciones de marketing, configuración de productos, informes de riesgos financieros, acuerdos con socios, patrimonios, contratos vigentes, recursos humanos, prevención de riesgos laborales, proveedores estratégicos, competencia, entidades financieras, y de carácter personal o legal, por citar solo algunos de los más habituales.
Es importante saber identificar la información útil para la organización, ya que hoy en día llega mucha información por diferentes medios. Esta información debe ser: actualizada, relevante, oportuna, confiable, explicable.
Asegurándonos de que la información cumpla estos requisitos, podemos tener un activo con valor, lo cual necesitamos de un sistema que facilite la obtención y el procesamiento de información para la toma de decisiones, esto hace que las empresas marquen la diferencia con respecto a sus competidores.
Aunque no se muestra en el balance general, la información y los datos son un activo en las organizaciones con igual o más importancia que el capital, la gente, la investigación, los edificios y la reputación. Al igual que otros activos, la información tiene un valor estratégico y operativo. Cómo consecuencia, estos datos deben ser protegidos ante posibles pérdidas, la privacidad, violaciones de la seguridad y otros riesgos. La buena noticia es que estas tareas son fundamentales para el mundo de hoy.
La transformación de los datos en papel a archivos electrónicos significa que debemos estar más preparados en herramientas digitales. Para gestionar con éxito estos cambios necesitaremos ayuda de empresas de gestión documental, que nos guíen como utilizar, guardar y generar nuestros datos.
En el futuro, la Administración de la Información ya no será una opción para los profesionales. La función de gestión de la información formulará las políticas para optimizar, proteger y aprovecharla como un activo de la empresa. Esta función será establecer políticas de gestión de la empresa y asegurarse de que se llevan a cabo a través de múltiples funciones y aplicaciones, al tiempo que aclara los valores y normas básicas para el manejo y uso de los datos. Si los valores y las normas no son claras, es imposible avanzar para sacarle rendimiento a nuestra información, reducir el riesgo y generar confianza.
Hoy en día está claro que se hace muy necesario contar con un ciertos métodos para guardar y gestionar nuestra documentación, en Adoc podemos ayudar a que los datos sean un activo relevante en vuestra empresa.
