Ocho grandes razones para implantar un sistema de gestión documental en tú empresa.

8ssLa gestión documental, realmente puede abarcar todo el proceso que lleva la documentación en una empresa (creación, modificación, almacenamiento, consulta, tratamiento, destrucción).

Es imprescindible que las empresas tengan métodos o formas de gestionar su documentación, porque la mejora va ser notoria en muchos aspectos. Hemos llegado a la conclusión de que existen 8 razones básicas e importantes para implantar un sistema de gestión de tús documentos:

1- Se pueden reducir los costes documentales de mí empresa, porque dispondremos de tecnología más barata para realizar las mismas tareas.

2- Consigo mostrar más seguridad a nuestros clientes.No voy a tener problemas de pérdida de mi documentación, sabemos que podemos acceder a dichos documentos de forma fácil, rápida y segura.

3- Aumento la eficacia que tiene mi personal, no se van a ha producir pérdidas de tiempo para buscar la documentación.

4- Podré acceder a la información y tratarla con mayor rapidez por lo tanto estoy incrementando mí productividad.

5- Hay muchas empresas que tienen que utilizar grandes espacios para guardar su documentación, esto puede resultar algo engorroso y caro, porque muchas veces se tienen que alquilar costosas naves, seguridad, electricidad, muebles… Si tienes tus documentos en una empresa de gestión documental, te va a salir esto mucho más económico.

6- Nunca sabemos de forma exacta dónde está la información, porque en todo proceso de almacenaje puede haber problemas de administración dependiendo de qué empleado trate los datos. Con un gestor documental nunca vas a tener este tipo de problemas siempre van a estar localizados de forma objetiva.

7- Hay documentos que perderlos puede suponer un gran coste para la empresa e incluso sanciones. Pueden ser documentos fiscales, de carácter oficial… que de perderlos la organización podría incurrir en grandes costes y problemas burocráticos.

8- Evitar duplicidades documentales y nichos de información que pueden desencadenar muchos problemas. A veces sucede que la información no se comunica porque no se conoce o en otras ocasiones se duplica con la consiguiente pérdida de eficiencia.

Dibujo

Creemos que estas son razones más que suficientes para implantar un sistema de gestión documental en tu empresa. ¡No esperes a tener un problema para hacerlo! conviértete en una organización proactiva. Piensa que la seguridad, el tiempo, reputación y el dinero de tú empresa están en juego.