Oficinas libres de papel ¿realidad o espejismo?

A principios de año, se realizó un estudio sobre la organización de la información a empleados de diferentes empresas. Una de las áreas que exploramos fue el grado en que las personas creían que su compañía podía ser considerada como libre de papel. Los resultados se presentan a continuación.

oficina     Un número considerable de trabajadores de oficinas describe su trabajo como “libre de papeles”. Esto es interesante, porque muchos de ellos han reducido su dependencia de papel en su puesto. En el otro extremo había un número similar al anterior, que describe la gestión de la información de su cargo como “caos de papeles y archivos”. Había algunas diferencias claras en todos los departamentos. Como era de esperar, los trabajadores de TI eran los más propensos a llamar a su oficina de medio ambiente “libre de papel”.

Muchos de los empleados con un montón de documentos en papel y por diferentes sitios decían que lo tenían bajo control, era lo que ellos llamaban un “caos ordenado” de sus cosas. Había empleados que se  sentían más cómodos teniendo los documentos en papel y lo veían mejor. Muchos otros, transmitieron la preocupación de que su empresa estaba administrando mal sus registros en papel sin ningún tipo de seguridad, dejando a la información sensible y confidencial en riesgo de exposición. Cerca de la mitad (45 por ciento) de los trabajadores de oficina en Europa han visto datos confidenciales o registros de negocios en su lugar de trabajo, en fotocopiadoras, impresoras o dejados de lado en los escritorios.  Los trabajadores de oficina dicen haber visto los documentos relativos al salario de compañeros o detalles de bonus y dietas (el 22 por ciento de encuestados), evaluación y desempeño de otros trabajadores (12 por ciento) y la información financiera de la empresa (diez por ciento).

¿Por qué las empresas luchan por mantener su trabajo bajo control y luego tienen sus documentos confidenciales a la vista? El estudio mostró que más de la mitad (57 por ciento) de las empresas no tienen ningún archivo de papel central, con casi una cuarta parte (22 por ciento) admite que no tienen normas o directrices que rijan cómo se gestionan los documentos en papel.  Además, dejan a sus empleados para decidir cómo gestionar los documentos, o incluso como presentar esta información.

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Se recomienda que las empresas opten por reducir el papel que usan de forma frecuente “papel ligero”. Que se puede hacer mediante la digitalización de dichos documentos y guardar los originales fuera de la oficina. Esta forma nos puede ahorrar tiempo y espacio.

Muchas empresas parecen verse desbordadas o bloqueadas por su pasado y pueden tener dificultades para gestionar su papel en un panorama de la información cada vez más híbridas donde la información a menudo se mueve libremente entre el papel y formato digital. A veces se cae en la tentación de dar al traste con el pasado y que todo sea digital. Sin embargo, la realidad de las oficinas es otra dónde se debe convivir por diversos motivos entre formatos en papel y formatos digitales.

De momento se ve complicado a que todo sea digital porque en cada esquina, escritorio, cajones, mesas sigue habiendo papeles por lo que parece ser que quedará con nosotros por algún tiempo.

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