Pasos a seguir para controlar y gestionar mí información en papel.

Hoy en día las empresas, a pesar de los avances informáticos y digitales, siguen generando grandes cantidades de información en papel, consideramos que es muy importante saber qué hacer con él, trataremos de explicarlo en los siguientes 5 pasos: 

• Paso 1: siempre existe la posibilidad de una auditoría, por lo tanto, antes de perder o inconscientemente destruir datos esenciales para el cumplimiento de las solicitudes de una auditoría, tómese el tiempo para organizar lo que necesita.
  Mire sus registros en papel y determine lo que es esencial para tener a mano para el funcionamiento de su negocio, y lo que debe almacenar para un acceso rápido para cumplir con las obligaciones legales.
• Paso 2: Hoy en día, aún con los avances tecnológicos, muchas empresas siguen diciendo que generan más papel que antes, este tipo de empresas debería empezar a mover sus documentos en papel a empresas de gestión documental y transferir los archivos en papel a un formato más fácil de indexado y búsqueda mediante el escaneo y digitalización de ellos.
• Paso 3: Todas estas medidas tanto de almacenamiento, digitalización o destrucción de papel son mucho más útiles si se clasifica la información adecuadamente por índices de los registros, ya sea en papel o electrónica, utilizando descriptores tales como tipo de registro, autor, materia y fecha de creación. De esta forma usted podrá buscar con mayor facilidad y generará más valor a su documentación.
• Paso 4: La retención de documentos y la destrucción, cualquier documento que no se destruya podría incluirse en acciones legales en caso de inspección. Por eso debe controlar que archivos debe guardar según los requisitos legales (generalmente 5 años) y cuales debe destruir.
• Paso  5: Poner los documentos en su lugar correcto. Usted no puede mantener el papel en la trastienda o dejándolo en un cubo. Considere la posibilidad de ganar espacio llevando su documentación a empresas cómo Adoc que pueden almacenar de forma segura, ordenada y confidencial su documentación.

Mejora la visión de imágenes.

Atrás quedaron los días de la alimentación de un escáner de superficie plana con la esperanza de su software de OCR puede leer por lo menos una parte considerable del texto.

Ahora, gracias a un pase de captura duplex a través de alimentadores automáticos, usted puede rápida y eficientemente capturar y procesar imágenes de documentos. Un escáner bien equipado puede ajustar automáticamente el contraste, el brillo y otros elementos de calidad de imagen. Paquetes de software líderes trabajan con un número cada vez mayor de este tipo de escáneres. Juntos, pueden generar documentos compatibles con muchos sistemas de gestión de contenidos.

Codificación: El ADN del ciclo de vida de un documento.

Como capturar los datos de exploración, también puede configurar el sistema para identificar el registro convertido para una correcta indexación. Utilice estas etiquetas como tipo de registro, el autor y otros identificadores, o designar las autorizaciones de acceso. Usted puede incluso marcar documentos para la destrucción en función de sus parámetros de retención designados.

Deje que Adoc haga el trabajo pesado.

Un socio adecuado puede aportar conocimientos para su estrategia de almacenamiento de registros y ayudar a cavar por debajo de la pila de papel. Un proveedor de confianza puede:

• Consolidar el almacenamiento físico y funciones de escaneado en una sola operación, manteniendo un completo control y visibilidad.
• Convertir sus archivos físicos y reducir la dependencia de los registros físicos.
• Cumplir con la actual LOPD, para asegurarse de que sus registros son manejados correctamente y que usted cumple con los requisitos legales.
• Manténgase al tanto de los avances para actualizar su programa y mejorar la probabilidad de que la estrategia de sus registros y mejorar su estrategia de gestión de registros.