Los documentos en papel, a veces, pueden ser un lastre y un desorden creciente para la eficiencia en nuestro trabajo. Una de las maneras de evitarlo son las aplicaciones de captura para la empresa a través de OCRs. No solo le ayudan a automatizar datos que tenemos en papel y agilizar procesos complicados, sino que también facilitan a los gestores del conocimiento la obtención de información de valor procesable. Aquí reside la razón principal a la hora de digitalizar nuestros documentos, hay cierta documentación de gran importancia para nuestra organización y si la tenemos en papel no podremos cruzarla con otros datos que tengamos en formato digital, o si lo hacemos será de una forma manual, con la consiguiente pérdida de mucho de nuestro tiempo; pero si tenemos esa información digitalizada podremos tener siempre estos datos organizados y lo que consideramos más importante: podremos interactuar con ellos y cruzar con otros datos digitales que tengamos (base de datos, Excel, pdf..).
Otro tema interesante es la generación de metadatos cuando digitalizamos nuestros documentos. Los metadatos son datos que definen y describen otros datos en el mismo documento, constituyen un componente del archivo que como información facilita la creación, gestión, uso y conservación de documentos a lo largo del tiempo.
Un ejemplo de metadato sería: en las facturas, el nº de referencia de las facturas. Este sería un dato valioso por sí queremos buscar unas facturas concretas a través del número correspondiente para localizarla fácilmente.
La forma de implementación de los metadatos de los documentos electrónicos es libre. Las posibilidades van desde la integración total de los metadatos en los ficheros de los documentos electrónicos hasta la distribución de éstos en diferentes aplicaciones de gestión documental que interactúan con los ficheros del documento, pasando por múltiples soluciones. En todo caso, se debe garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos de sus documentos, manteniendo las relaciones entre el documento y sus metadatos.
Independientemente de los metadatos típicos, las empresas podrán asociar a los documentos electrónicos metadatos de forma personalizada, de acuerdo con las necesidades que se planteen.
Diseñadas para atajar las necesidades de las organizaciones de diversos tamaños, las soluciones de captura de Adoc incluyen:
- Mayor integración con las aplicaciones de gestión documental.
- La capacidad de transmitir las imágenes documentales dentro de un flujo de trabajo estructurado y facilitarlo.
- La capacidad de que más de una persona acceda a las imágenes con información a la vez. el acceso en red desde cualquier lugar en cualquier momento.
- La eliminación de sistemas híbridos (documentos en papel y digitales) que pueden confundir a los usuarios que quieran acceder a todo el historial de un fichero.
- La integración con los procedimientos de la organización para recuperación ante desastres y copias de segundad de la información.
- La obtención de una copia protegida y segura del histórico documental.
- La potencial reducción del espacio de almacenamiento físico del archivo de la documentación, y la posibilidad de aumentar la productividad de la organización.
