Con una empresa de gestión de archivos que almacene su documentación, estará tranquilo, sabiendo que su información empresarial está segura y podrás acceder a ella cuando sea necesario.Cuando esté listo para implantar una solución de gestión de archivos, el equipo de ADOC vendrá a su oficina, guardará los archivos en las cajas especiales y los llevará hasta el centro de almacenamiento más cercano. Usted, y los empleados de su empresa que designe, tendrán acceso inmediato ya sea por teléfono, email, etc… Llevaremos los archivos que usted necesite a su oficina.
La selección del soporte de almacenamiento tiene que hacerse también en función al tipo de documentación que hay que almacenar. Los documentos administrativos de una empresa tienen que archivarse durante un cierto periodo.
Para los documentos que hay que guardar varios años, elija una solución externa segura. Si usted contrata un servicio externo no tendrá que adaptar su soporte de almacenamiento, porque estos ya están actualizados a la LOPD correspondiente.
En función a la frecuencia de utilización de los documentos. Antes de decidirse por un sistema de almacenamiento debe plantearse una serie de preguntas, ¿se trata de documentación que van a ser utilizados con frecuencia o se trata de documentos sobre temas jurídicos y fiscales o de seguridad? Es decir, ¿cuál será la frecuencia de utilización de esta documentación?
Para los documentos que hay que utilizar regularmente, opte por una solución interna, en su servidor, sus discos duros o CD-ROM, en la nube u otra manera de tenerlos a mano.
En cambio, los documentos que ya no tienen utilidad, existen formas de deshacerse de ellos, destruyéndolos de forma segura y legal, teniendo una confidencialidad total de sus archivos.
En el caso de documentación que tiene que guardar por temas legislativos y fiscales un cierto tiempo y no dispone de espacio ni forma de almacenarlos opte por una empresa de gestión documental. Su documentación estará segura de cualquier percance que le pueda suceder y de esta forma no tendrá que preocuparse de habilitar almacenes, armarios que al final le va a suponer un coste mucho mayor.
