ADOC le ayuda a seguir un plan correcto de gestión documental en su empresa.

Un reciente estudio de ADOC muestra que el 84% de las empresas intentan aplicar más presupuesto y recursos a la gestión de la documentación e información en sus organizaciones.

A pesar de este llamativo dato, la inmensa mayoría de las empresas se detienen en este paso de incremento de presupuesto, sin implementar una correcta estrategia de gestión de la información y un plan interanual de generación de documentación y su custodia.

adoc-postLa gestión y custodia de archivos no es un proceso sencillo, requiere en la mayoría de los casos de herramientas, técnicas, equipo y formación adecuados. Precisamente debido a ello, el outsourcing de gestión documental entra en juego, tomando diversas formas en diferentes entornos y aspectos para cubrir todas las aristas y variedades de una correcta implantación de una gestión documental.

Por ello, establecemos tres áreas específicas en el que la gestión de archivos externa puede aportar una mayor diferenciación:

Todos los archivos son creados de manera diferente:

Uno de los retos de la gestión de documentos es el tratamiento diferenciado de cada documento. Algunos archivos requieren de un uso o consulta frecuente, otros muy pocas veces una vez generados y otros nunca se volverán a necesitar. Entender esta diferencia ayuda a una organización a fijar estándares de cómo archivar correctamente y de manera diferenciada los documentos. Aquellos que no se volverán a consultar salvo una extraña circunstancia, no son objeto de digitalización, procurando su archivo de manera física por el tiempo que tenga la vigencia de su información.

Esta diferencia, nos da niveles diferenciados de archivo, reduciendo la huella de los documentos físicos en las oficinas (factor importante a tener en cuenta en función del tamaño de nuestra organización y a medida que esta crece). También deshecha la necesidad de escanear innecesariamente y etiquetar (multitag) aquella documentación que tendrá escasas consultas. La información que no se volverá a necesitar contenida en documentos se puede literalmente introducir en un contenedor para su correcto almacenaje y archivo.

¿Hablamos de un acceso ágil a la información, y sobre la destrucción confidencial y segura?

El debate sobre la gestión de los documentos, su archivo y un rápido acceso a la información que contienen evita valorar la destrucción de los documentos una vez ha finalizado su vida útil.

Para algunas organizaciones y empresas, la destrucción certificada y confidencial de la documentación no es un valor a tener en cuenta, pero la contratación de empresas sin la seguridad necesaria o el empleo de otras soluciones para deshacernos de documentos puede ser aún más costoso que escoger un correcto gestor de archivos para que proceda a la destrucción confidencial de los mismos.Un tucán posado en una rama en  Brasil.

El depósito para destrucción confidencial y una correcta política de gestión requiere de una cuidada profesionalidad y gestión delicada de los procesos, consistente en la adopción de medidas que muchas veces son costosas. Externalizar el proceso a una empresa especializada reduce en gran porcentaje los costes asociados a ese proceso ya que su know how y sistematización orientada al estricto cumplimiento de normas (se pueden consultar algunas en NAID) tiene como misión ofrecer la máxima calidad y confidencialidad al menor coste para sus clientes.

¿Está la información trabajando para su empresa?

La mayoría de los sistemas de gestión integral de documentación -como el integrado por IronMountain o ADOC– permiten a los usuarios realizar búsquedas a través de documentos físicos y digitales –como Athento o Microsoft Sharepoint-.

Esta maravillosa capacidad de reconocimiento y búsqueda de la información necesaria se potencia cuando tenemos claros qué metadatos queremos definir a través de una política adecuada de gestión documental pero más aún, cuando se ejecuta de la mejor manera.

Una carencia de esta política o aún peor, una incorrecta definición de los metadatos o su uso incorrecto pueden derivar en infinidad de problemas que son a veces muy complejos de detectar y solventar.

El beneficio de la gestión a través de una empresa de gestión de la información externa viene derivado de la dilatada experiencia en aplicar múltiples plataformas a empresas y organizaciones muy diferentes lo que da un mayor acercamiento y acierto a la hora de definir cómo y en qué circunstancias se deben definir los metadatos y aplicarse al sistema de gestión documental.