Las Pymes y la gestión documental

El pequeño empresario el auténtico Superheroe.

Siendo realistas, si tiene un pequeño negocio, es usted una especie de “superhéroe”. ¿Qué otra explicación puede haber  para gastar su ilimitada fuerza en convertir su pasión en una forma de ganarse la vida? A esto añadir todo lo que necesitamos para que funcione nuestro negocio: la gestión de las cuentas, la prospección de nuevos clientes, facturas, contabilidad, promoción.

Por supuesto, una desventaja importante de ser un superhéroe es que siempre tienen una debilidad:

Superman con la kryptonita.  El punto débil de los pequeños empresarios es dejar que su información básica y diaria se acumule en la tienda o la oficina. Esto puede llegar a ser muy negativo, porque no hacer nada acerca de sus activos de información puede desencadenar una serie de problemas (espacio, desorden, mala imagen para los clientes..)

¿A pesar de esto porque muchas pequeñas empresas optan por no externalizar? Las razones son las siguientes:

Razón 1: «Va a costar mucho para organizar y externalizar mi historial»

El Outsourcing en realidad cuesta menos de lo que piensa. El espacio de oficinas y la gestión de sus expedientes pueden estar costando más de lo que valdrían fuera de las instalaciones u oficinas. Un estudio realizado muestra que las pequeñas empresas pueden ahorrar entre 25 y 50 por ciento en los costes de almacenamiento de registros por el cambio a un centro subcontratado.

Razón 2: «Pensar que la gestión de documentos es para las empresas más grandes»

Economías de escala en realidad hacen de la externalización una solución de la pequeña empresa inteligente. Usted puede ser un CEO con talento que construyó su empresa desde cero, pero la administración de registros es algo complejo. Mantener los registros de conformidad con los reglamentos fiscales y estatales no sólo requiere de software de gestión de documentos , sino también:

• Personal capacitado para organizar y archivar sus registros.
• Registros de acceso bajo demanda.
• Métodos de seguimiento.

Si usted no tiene los medios suficientes, tendrá que  soportar posibles problemas operacionales y legales. La asociación con una empresa de gestión de documentos es una solución asequible y eficiente.

Razón 3: «Tenemos mucho espacio de almacenamiento ¿por qué pagar más?»

No podemos comparar. Su edificio puede tener espacio «extra», pero, ¿es el tipo de espacio necesario para  mis documentos? Si usted está almacenando cajas en un sótano húmedo o un garaje abierto, ¿van a sobrevivir el fuego, el moho o el robo? Si usted no está  preparado para salvaguardar adecuadamente los datos financieros confidenciales, los registros de clientes y contratos legales, tiene que tener en cuenta que una auditoría o violación de datos puede significar una desgracia.

No te conviertas en tú peor enemigo. Asociese con una empresa que puede facilitar el almacenamiento, la protección y la organización de sus archivos y de esta forma externalizar estos servicios porque le liberará de quebraderos de cabeza y así poder concentrarse en la misión más importante y el funcionamiento de su negocio.