Gestión Documental y la Productividad
Una efectiva gestión documental tiene tal incidencia en la productividad de las organizaciones que causará grandes cambios en la estructura misma de la sociedad. Estos cambios vendrán, y tal como aconteció antes en la historia, los primeros en implementarlos se llevarán el premio mayor.
Todo lo que antes considerábamos como los cimientos de la productividad debe reconsiderarse: La tierra, el capital y el conocimiento son las áreas de cultivo, pero el arado eficiente es lo que hace fructificar. El conocimiento en sí mismo no puede producir, el capital y la tierra en sí mismos no garantizan ganancias, el trabajo hace fructificar pero solo el trabajo efectivo incrementa la productividad.
No es la primera vez que la tecnología ha causado la transformación de la sociedad. Así aconteció en el pasado y pasará ahora.
La materia prima con la que trabaja el trabajador de conocimiento es la información. Información de todos tipos fluye y la forma de manipularla, registrarla, consultarla y archivarla es el factor crucial para aumentar la productividad.
La Revolución de la Información Hoy y las Revoluciones del pasado.
Uno de los inventos que impulsó a la sociedad medieval fue el libro (originalmente codex) tal como lo conocemos hoy: Un conjunto de hojas cocidas entre sí que permitían mayor portabilidad y una indexación mucho más efectiva.
En 1440 Guttenberg (1398-1468) perfeccionó la imprenta dándole gran difusión al libro como soporte masivo de toda información conocida. La imprenta y el libro hicieron posible la transformación de la sociedad que dio como resultado el Renacimiento.
Pero un soporte mil veces más efectivo que el papel y medios de difusión mil veces más potentes que la imprenta están a nuestra disposición hoy. La computadora e internet, junto a todas las formas posibles de comunicación de la información están en proceso de cambiar totalmente los cimientos de nuestra sociedad. Hoy en día la gente utiliza mas los laptops, teléfonos inteligentes, tablets y todo tipo de dispositivos de manejo y comunicación de la información más que la agenda, el diario, el cuaderno.
Los datos por su parte se almacenan en memorias magnéticas o en medios ópticos (CD, DVD, Blue ray, MemoryCards). Tecnologías cada vez más potentes permiten almacenar cantidades astronómicas de información digital en forma de texto, imágenes, video, programas, audio etc… en dispositivos cada vez más pequeños.
Pero el viejo papel aún juega un rol fundamental en la gestión de la información en las organizaciones y en la vida diaria, resistiéndose a dejar su rol protagónico como soporte de los documentos en las organizaciones. Llegará pronto el día en que la oficina “cero papel” sea una realidad? Esto parece posible debido al mucho menor espacio requerido para el almacenamiento en memorias digitales y también a la tremenda explosión de la productividad causada por el manejo más efectivo de la información digital.
La gestión documental basada en documentos digitales permite:
- Rápida consulta,
- Dar curso a través del direccionamiento de la información de forma efectiva.
- Almacenamiento casi ilimitado de información sin los inconvenientes de espacio o de indexación.
Teniendo en cuenta que la productividad, -si pudiera medirse (ese tema se lo dejamos a los académicos por ahora)- se haría en términos de tiempo y efectividad del trabajo aquí tenemos una de las llaves de generación de riqueza de nuestra generación.
La Productividad genera riqueza y esta a su vez produce bienestar general y calidad de vida. La sociedad está cambiando desde su núcleo y la información juega un papel fundamental. Implementar un Sistema de Gestión Documental en la organización moderna es una obligación.
En ADOC podemos asesorarte de cómo llevar un efectivo plan de gestión documental en tú empresa. Tanto en Digitalización, Custodia, Destrucción de datos y asesoramiento documental.
